Votre prise en charge médicale et administrative

Dans le cadre de votre prise en charge médicale, certaines données vous concernant seront collectées et traitées afin de faciliter le suivi de votre prise en charge, la coordination des soins, la tenue et la gestion de votre dossier administratif et médical, la facturation des actes médicaux, l’édition des résultats d’examens, la prise de rendez-vous et, le cas échéant, la prise en charge via un dispositif de télémédecine.

Dans ce cadre, le CHU de Rouen traite vos données de santé à des fins de médecine préventive, de diagnostics médicaux, de prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins de santé principalement sur le fondement juridique d’une obligation légale relevant du Code de la Santé Publique.

Sachez que vos données peuvent être partagées avec d’autres professionnels de santé faisant partie de l’équipe de soins dans le cadre d’un parcours de soins coordonné au sein du CHU, de structures de coopération sanitaire ou peuvent également être mises à disposition de professionnels membres de réseaux de soins.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre page d’information sur l’échange et le partage de données de santé entre professionnels de santé dans le cadre de parcours de soins et coordination sanitaire mis œuvre par le CHU de Rouen.

Par ailleurs, les données administratives et médicales vous concernant sont également utilisées par le CHU de Rouen pour des traitements obligatoires du fait de la réglementation tels que l’évaluation des pratiques professionnelles, la gestion des évènements indésirables, l’analyse de l’activité, etc.

Dans le cadre de la gestion des situations sanitaires exceptionnelles (attentat, accident collectif, pandémie, etc.), les établissements de santé comme le CHU de Rouen utilisent le système d’information destinée au suivi des victimes (SI-VIC), outil du ministère de la santé opérationnel sur le territoire national. Ce système d’information, mis en œuvre lorsqu’un événement peut être qualifié de situation sanitaire exceptionnelle, permet aux autorités sanitaires d’effectuer un suivi global et individuel des personnes impliquées par l’évènement. Les données enregistrées des patients concernées sont strictement non médicales. Elles concernent l’identité de la personne et ses modalités de prise en charge, et ne sont accessibles qu’aux professionnels de santé autorisés participant à la gestion de la situation sanitaire exceptionnelle.

Pour en savoir plus sur la protection des données personnelles traitées dans le cadre du dispositif SI-VIC, vous pouvez consulter la notice d’information à destination des patients établie par le ministère de la santé accessible ci-après :
– Note d’information sur les droits des personnes dont des données à caractère personnel ont été enregistrées dans le système d’information SI-VIC – décembre 2021

Enfin, le CHU de Rouen est également susceptible de collecter et traiter vos informations personnelles, avec votre consentement, si vous souhaitez bénéficier de services de conciergerie ou de facilités logistiques (ambulances…).

Alimentation et accès à votre dossier médical partagé sur « Mon espace santé »

Afin de participer efficacement à votre prise en charge, le professionnel de santé ou l’équipe de soins du CHU de Rouen qui vous prend en charge alimente votre Dossier Médical Partagé (DMP) géré dans votre compte « Mon espace santé » avec les documents de santé utiles à la prévention, la continuité et la coordination de vos soins (comptes rendus, résultats d’examen et diagnostics).
Vous pouvez vous y opposer en invoquant un motif légitime propre à votre situation personnelle en vous adressant directement au professionnel qui vous prend en charge (médecin ou secrétariat) ou auprès du Délégué à la Protection des données du CHU de Rouen (cf. coordonnées ci-dessous). Sachez toutefois qu’en cas d’opposition, cela pourrait avoir des conséquences sur la qualité de votre prise en charge.
Par ailleurs, vous avez la possibilité de gérer la confidentialité de vos données (par exemple masquer un ou tous vos documents, bloquer des professionnels de santé, ou clôturer complètement votre espace santé) directement depuis votre compte « Mon Espace Santé » accessible sur le site internet monespacesante.fr

Amélioration de la qualité des soins et services, satisfaction

Afin d’améliorer la qualité et la sécurité des soins offerts aux usagers, le CHU de Rouen participe à la démarche nationale engagée par le Ministère de la santé et la Haute Autorité de Santé (HAS) visant à développer des outils de mesure de la qualité des soins et la sécurité des patients (production d’indicateurs en santé).

Ainsi, le CHU de Rouen réalise des enquêtes de satisfaction pour lesquelles, avec votre accord, vous pouvez être contacté par courriel (dispositif e-satis). Ces enquêtes restent, dans tous les cas, facultatives et donnent lieu à l’établissement de statistiques pour calculer des scores de satisfaction.

Aussi, certaines données non nominatives issues de votre dossier médical sont susceptibles d’être traitées pour le calcul d’indicateurs. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de votre dossier médical à cette fin auprès du CHU de Rouen au cours de votre séjour hospitalier ou avant la fin de l’année de votre séjour.

Pour en savoir plus sur la protection des données personnelles traitées dans le cadre du dispositif de recueil des indicateurs nationaux, vous pouvez consulter les notices d’information à destination des patients établies par la HAS accessible ci-après :

– Notice d’information à destination des patients séjournant en établissement de santé, dont le dossier médical est susceptible de faire l’objet d’un traitement de données, dans le cadre du recueil des indicateurs de qualité et de sécurité des soins – décembre 2019
– Notice d’information à destination des patients séjournant en établissement de santé concernant le traitement de données mis en œuvre dans le cadre de la mesure de leur satisfaction et de leur expérience – décembre 2021

Par ailleurs, le CHU de Rouen peut être amené à réaliser des enquêtes de satisfaction pour son propre compte.

Ces enquêtes restent, dans tous les cas, facultatives et donnent lieu à l’établissement de statistiques pour calculer des scores de satisfaction.

Le CHU de Rouen participe également à la mission nationale de Surveillance et Prévention de l’AntibioRésistance en Etablissement de Santé, dite mission nationale SPARES confiée par Santé publique France aux CPIas Grand-Est, associé au CPIas Nouvelle Aquitaine. Cette mission, qui vise à surveiller, par année civile, la consommation des antibiotiques et les résistances bactériennes en établissements de santé, implique la saisie de données non nominatives issues de nos logiciels métiers dans l’outil dédié ConsoRes. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles vous concernant à cette fin auprès du CHU de Rouen soit au cours de votre séjour hospitalier ou suite à celui-ci.

Pour en savoir plus sur la protection des données personnelles traitées dans le cadre de la mission nationale SPARES, vous pouvez consulter la notice d’information à destination des patients établies par le CPIas Grand-Est du CHU de Nancy :
– Mention d’information traitement – surveillance de la mission SPARES

La Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques (DREES), en partenariat avec les représentants des médecins des services d’urgence, réalise une grande enquête nationale auprès des personnes qui se présentent dans un service des urgences, reconduite tous les dix ans.

L’enquête Urgences 2023, dont la collecte se déroule le 13 juin 2023 et à laquelle le CHU de Rouen participe, est destinée à connaître les circonstances qui amènent les patients à s’adresser aux urgences des hôpitaux et cliniques ainsi que le déroulement, le contenu et les éventuelles difficultés de la prise en charge. Ces informations seront utiles pour améliorer l’organisation des soins.

Pour en savoir plus sur la protection des données personnelles traitées dans le cadre l’enquête nationale Urgences 2023, vous pouvez consulter la notice d’information à destination des patients établies par le DREES accessible ci-après :
– Note d’information à destination des patients se présentant aux urgences le 13 juin 2023

La recherche

Le CHU de Rouen, est susceptible d’utiliser vos données de santé pour des travaux de recherche. Vos données sont traitées sur le fondement juridique de l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investi le CHU.

Les recherches impliquant la personne humaine (interventionnelle ou non) et/ou n’impliquant pas la personne humaine (réutilisation de données, d’échantillons…) sont réalisées dans le but d’avoir une meilleure connaissance des pathologies et l’amélioration de la qualité des soins et de la prise en charge médicale.

Dans le cadre des soins, lorsque des prélèvements (sanguins, biologiques, tissus, cellules…) sont réalisés, il arrive que ces prélèvements ne soient pas utilisés en totalité. Sauf opposition de votre part, des échantillons issus du soin peuvent être utilisés pour la recherche, en gardant la priorité pour une utilisation dans le cadre des soins apportés. Sachez qu’aucun test génétique ne sera réalisé sans votre accord écrit.

Pour plus d’information sur les recherches réalisées au sein du CHU de Rouen et les projets d’étude en cours et à venir (portail de transparence en recherche), vous pouvez consulter la page La recherche biomédicale – CHU de Rouen (chu-rouen.fr)

La réalisation d’études d’analyse d’activité et de pilotage ou de recherche en santé grâce à l’Entrepôt de données de santé du CHU de Rouen

Afin de faciliter la réalisation, à partir de certaines données administratives et médicales recueillies pour les soins (données pseudonymes), de recherches en santé, d’études d’amélioration et d’optimisation de la prise en charge et de pilotage stratégique de l’activité hospitalière, un Entrepôt de données de santé (EDS) a été mis en place au CHU de Rouen sur le fondement juridique de la mission d’intérêt public dont est investi le CHU.

L’Entrepôt de données de santé constitué par le CHU de ROUEN (EDSaN) a obtenu l’autorisation de la CNIL le 19 octobre 2020.

Pour plus d’information sur les études ou les recherches à partir d’EDSaN et les projets d’étude en cours et à venir (portail de transparence en recherche), vous pouvez consulter la page EDSaN – L’entrepôt de données de santé du CHU de Rouen.

La sécurité des personnes et biens sur les sites du CHU de Rouen – dispositif de vidéo protection

Afin d’assurer la sécurité des personnes et biens et sur la base légale de l’intérêt légitime, les sites du CHU de Rouen sont placés sous vidéoprotection. Les images sont conservées pendant 30 jours, sauf disposition légales contraires. Elles ne peuvent être visionnées que par le personnel habilité du CHU de Rouen (liste déposée annuellement en préfecture) et par les forces de l’ordre sur réquisition.

En fonction de votre prise en charge, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles nécessaires à l’administration, la constitution du dossier médical et la facturation des soins.

Le dossier administratif du patient contient les informations nécessaires à l’administration et la facturation des soins :

• données d’identification : noms, prénoms, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone, adresse email, numéro d’identification patient, identité nationale de santé (INS)
• le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR) ou, le cas échéant, le numéro identifiant d’attente (NIA)
• données d’ordre administratif, économique et financière : carte vitale, mutuelle et niveau de prise en charge,
• données relatives à la situation familiale si nécessaire.

Son usage est réservé aux services chargés de ces opérations et les données nécessaires au remboursement des soins sont transmises aux organismes d’assurance maladie dans le cadre de la télétransmission pour le tiers payant.

Le dossier médical rassemble :

• les informations de santé des patients, notamment celles confiées aux médecins du service (antécédents, état de santé, traitements et suivis…),
• les informations relatives aux caractéristiques de votre prise en charge (dates d’entrée et de sortie, mode de prise en charge, personnes à contacter, médecins),
• les résultats et les conclusions des examens cliniques, radiologiques et de laboratoires pratiqués, etc.

Lors de la prise en charge via un dispositif de télémédecine, nous pouvons être amenés à collecter ces mêmes données. Elles seront enregistrées dans votre dossier médical et conservées par le CHU de Rouen. Par ailleurs, la transmission du son et de la vidéo est nécessaire pour assurer la qualité et la sécurité des soins mais n’est pas enregistrée.

Par ailleurs, concernant les actes de télésurveillance, les données médicales ne sont pas conservées par le CHU de Rouen mais par des plateformes certifiées Hébergeur de Données de Santé.

L’accès au dossier médical est réservé aux membres de l’équipe de soins qui vous prennent en charge. 

Ces données peuvent être collectées directement auprès de vous ou provenir d’échanges d’information entre professionnels de santé ou au sein de réseaux sécurisés de soins ou être transmises par nos partenaires contractuellement liés avec nous (exemple : prise de rendez-vous en ligne, pré-admission en ligne, acte de télémédecine).

Des données sont également recueillies lorsque vous rentrez en contact avec nous, par exemple pour exprimer un avis ou une réclamation.

Les destinataires de vos données sont les membres des équipes de soins qui vous prennent en charge, les agents des services administratifs chargés de la gestion de votre dossier et les agents des services logistiques et informatiques dans la limite de leurs attributions respectives et de leurs habilitations. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et au secret professionnel.

Seuls les professionnels de santé de l’équipe de soins intervenant dans votre prise en charge, ou celle de votre enfant, peuvent accéder aux données médicales. Afin de garantir la coordination, la continuité des soins, le suivi médico-social ou social du patient, certaines informations peuvent être partagées ou échangées avec votre médecin traitant et/ou les professionnels assurant votre prise en charge dans le cadre d’une structure de coopération sanitaire ou de réseaux de soins, sauf opposition pour un motif légitime de votre part. Dans ce cadre, les informations vous concernant sont susceptibles d’être déposées chez un hébergeur de données agréé à cet effet et traitées par des organismes partenaires.

Afin d’élaborer ou réviser le projet régional de santé, d’évaluer la qualité des soins, et d’assurer la veille et les vigilances sanitaires, ou également dans le cadre de la détermination des ressources ou du contrôle de l’activité du CHU de Rouen, certaines informations doivent être transmises à des organismes publics, autorités de santé, professions réglementées, conformément à la réglementation.

Certaines de vos données non directement identifiantes (données pseudonymes) transmises par notre département d’information médicale (DIM) à l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation (ATIH), alimentent le Système national des données de santé (SNDS). Le SNDS, géré par la Caisse nationale d’assurance maladie (CNAM), ne contient aucune donnée directement identifiante vous concernant (pas de noms/prénoms ou numéro de sécurité sociale, ni d’adresse postale).

Sont également susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données des promoteurs de recherche dans le cadre de la recherche (données pseudonymes) et éventuellement des sous-traitants contractuellement liés avec le CHU de Rouen, dans le respect des mesures de sécurités adaptées aux données personnelles.

Enfin, les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives peuvent être destinataires lorsque nous avons l’obligation légale de le faire ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité du CHU de Rouen.

Conformément au Code de la Santé Publique, les données constitutives du dossier médical sont conservées pendant une période de vingt ans à compter de la date du dernier passage, ou jusqu’au vingt-huitième anniversaire pour un patient mineur pendant dix ans à compter de la date du décès. Les données de transfusion sanguine sont quant à elle conservées au moins 30 ans. S’agissant des données administratives et en lien avec les services dits de confort, les données sont conservées le temps nécessaire à la facturation ou à la réalisation du service puis archivées en accord avec les durées de prescription légale.

Les données exploitées à des fins de recherche sont conservées jusqu’au rapport final de la recherche ou jusqu’à la publication des résultats de la recherche. Elles font ensuite l’objet d’un archivage sur support papier ou informatique pour une durée conforme à la réglementation en vigueur.

Les données intégrées dans l’entrepôt de données de Santé EDSaN sont conservées pendant vingt ans à compter du dernier séjour du patient.

Une Politique Générale de Sécurité des Systèmes d’Information de Santé (PGSSI-S) fixe les exigences de sécurité des services numériques en santé. Sur la base de ce référentiel, une déclinaison propre au CHU de Rouen est appliquée au travers d’une Politique de Sécurité du Système d’Information pour définir les orientations et les exigences de sécurité mises en œuvre et adaptées au niveau de l’établissement au regard de la nature des données traitées et aux activités. Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé. Des dispositifs permettent de s’assurer que les sous-traitants présentent des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

Par principe, nous privilégions l’hébergement et le traitement de vos données personnelles au sein de notre établissement. Votre dossier médical est géré à l’aide de moyens informatiques, facilitant le partage de l’information et la communication entre les différents professionnels de santé s’ayant vu reconnaitre la qualité d’équipe de soins, notamment dans un contexte d’urgence, pour permettre la continuité et la sécurité de votre prise en charge, dans le respect du secret médical et de la législation en vigueur.

Les documents déposés par les professionnels de santé du CHU dans votre compte « Mon espace santé » sont visibles par les professionnels de santé qui y sont autorisés par la loi et les textes réglementaires. La confidentialité des informations du dossier médical partagé est totalement garantie. C’est le patient qui décide quels professionnels de santé peuvent avoir accès à ses documents. Il lui est possible de masquer un document à tout moment depuis le site Mon espace santé. La sécurité et la protection des données de santé personnelles contenues dans « Mon espace santé » sont garanties par l’Assurance Maladie. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la foire aux questions (FAQ) de Mon espace santé disponible sur le site monespacesante.fr ou contacter le support Mon espace santé par téléphone au 34 22.

En cas de recours à des prestataires extérieurs, nous privilégions un hébergement en France ou au sein de l’Union européenne (UE) et de l’Espace Économique Européen (EEE).

Toutefois, des données personnelles peuvent faire l’objet de transferts vers des pays hors de l’UE et de l’EEE. Nous nous assurons dans ce cas que ce transfert est effectué en conformité avec la réglementation applicable et qu’un niveau de protection adéquat, afin de respecter votre vie privée, est assuré : en recourant par exemple à des clauses contractuelles types de la commission européenne ou en transférant dans un pays présentant un niveau de protection des données personnelles reconnu comme adéquat.

Par ailleurs, lorsque les données médicales ne sont pas conservées au sein du CHU de Rouen mais par des plateformes extérieures, nous nous assurons que ces plateformes sont certifiées Hébergeur de Données de Santé (HDS).

Les professionnels du CHU de Rouen peuvent avoir recours à outils informatiques faisant appel à des algorithmes élaborés pour aider dans le cadre de certains actes de prévention, de diagnostic ou de soin. L’IA est toujours utilisée de manière proportionnée dans un but précis afin de vous apporter les meilleurs soins.
Ce type d’outils peut également être mis en œuvre au sein du CHU de Rouen pour optimiser la description des séjours et leur valorisation dans le cadre de la gestion de de l’activité liée à la facturation des actes.
Chaque usage d’IA mis en œuvre est évalué avant sa mise en œuvre, dans un objectif de soins et d’amélioration de l’activité du CHU, et en s’assurant de la sécurité et confidentialité de données traitées.

Dans la limite du droit applicable, vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant, à savoir :

• Un droit d’accès : vous avez le droit à l’accès et à la communication des données collectées et traitées par le CHU de Rouen vous concernant à tout moment.

   ♦ Dossier médical : pour l’accès à votre dossier médical, une procédure spécifique existe au sein du CHU de Rouen. Vous trouverez les formulaires en consultant la page Obtenir votre dossier médical

• Un droit de rectification : vous pouvez demander la rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Un droit à l’oubli : vous pouvez demander l’effacement de vos données dans la limite du droit applicable.
• Un droit à la limitation du traitement de vos données : vous pouvez demander la limitation des traitements de vos données, dans les limites du droit applicable.
• Un droit d’opposition : vous disposez d’un droit d’opposition au traitement, sous réserve d’un motif légitime et dans les limites du droit applicable.

   ♦ Dossier médical : pour la gestion de votre dossier médical, en application des dispositions de l’article 21 du RGPD et l’article 56 de la loi Informatique et Libertés, le droit d’opposition ne trouvera pas à s’appliquer au dossier médical puisqu’il est basé sur le fondement juridique de l’obligation légale.

Concernant l’utilisation de vos données à des fins de recherche ou l’intégration de vos données à l’EDSaN, vous pouvez à tout moment exprimer votre opposition à leur traitement, sans justification et via le présent formulaire d’opposition : Formulaire d’opposition à l’utilisation des données de santé pour la recherche.

   ♦ Recherche : conformément à la loi, certaines données traitées peuvent ne pas être effacées si cela a pour effet de rendre impossible ou compromet gravement la réalisation des objectifs de la recherche.

• Un droit à la portabilité : vous disposez du droit à la portabilité des données vous concernant. Ce droit vous permet de récupérer vos données sous une forme lisible et aisément réutilisable et, le cas échéant, de les transférer ensuite à un tiers.
• Un droit de retrait du consentement : lorsqu’un consentement à la collecte et au traitement des données vous a été requis, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Par ailleurs, vous pouvez déposer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données en cas de décès